Matriz RACI: cómo armarla paso a paso con plantilla gratis y un ejemplo para alinear a los stakeholders de un proyecto

Resumen ejecutivo

• La matriz RACI es una tabla que define, para cada tarea de un proyecto, quién la hace (Responsable), quién la aprueba (Aprobador), a quién se consulta (Consultado) y a quién se informa (Informado).

• Se arma en cinco pasos a partir de dos listas: las tareas o entregables y los stakeholders del proyecto.

• Dos reglas la hacen funcionar: un solo aprobador por tarea y ninguna tarea sin responsable.

• Incluimos un ejemplo completo para el lanzamiento de una funcionalidad y cómo armar la plantilla gratis en Google Sheets.

«Pensé que eso lo hacía otro.» Es la frase que aparece en casi todas las retrospectivas de proyectos que se atrasaron. Cuando hay muchos stakeholders (producto, diseño, desarrollo, legal, marketing, soporte), lo que más falla no es la ejecución sino la claridad sobre quién decide, quién hace y quién tiene que enterarse. En CoderLibrary ya explicamos qué es un stakeholder y cómo gestionar stakeholders en un proyecto digital. La matriz RACI es la herramienta concreta para el paso siguiente: repartir las responsabilidades por escrito.

Qué significa cada letra de RACI

• R, Responsable: quien hace el trabajo. Puede haber más de uno, aunque conviene que sean pocos.

• A, Aprobador (en inglés, Accountable): quien rinde cuentas por el resultado y da el visto bueno final. Siempre uno solo por tarea.

• C, Consultado: quien aporta conocimiento antes o durante la tarea. La comunicación es de ida y vuelta.

• I, Informado: quien necesita enterarse del avance o del resultado, pero no participa. La comunicación es de una sola vía.

La guía de Atlassian sobre la matriz RACI y la de Asana, en español, coinciden en el punto central: la diferencia más importante, y la que más se confunde, es entre R (hace) y A (responde por el resultado).

Cómo armar una matriz RACI en 5 pasos

1. Listá las tareas o entregables. No todas las microtareas, sino los entregables y decisiones importantes: «definir requisitos», «diseñar pantallas», «aprobar textos legales». Entre 8 y 20 filas es un buen tamaño.

2. Listá los roles involucrados. Mejor roles que nombres («Product Manager», «Líder de desarrollo»), así la matriz sirve aunque cambie la gente. Esas son las columnas.

3. Asigná primero el A de cada fila. Una sola persona por tarea. Si hay discusión, ese es justamente el punto que había que aclarar.

4. Completá R, C e I. Preguntá por cada celda: ¿esta persona hace algo, opina o solo necesita enterarse?

5. Revisala con el equipo y publicala. Una matriz que nadie validó no sirve. Dejala en un lugar visible, como la página del proyecto o el tablero.

Ejemplo completo: lanzamiento de una funcionalidad

Un equipo de producto va a lanzar una función de pagos en cuotas en su app. Los roles son: Product Manager (PM), Diseño UX/UI, Líder de desarrollo (Dev), QA, Legal, Marketing y Soporte. Así queda la matriz, fila por fila:

• Definir el problema y los requisitos: PM es A y R; Dev, Diseño y Legal son C; Marketing y Soporte son I.

• Diseñar las pantallas: Diseño es R; PM es A; Dev es C; QA es I.

• Estimar y planificar el desarrollo: Dev es A y R; PM es C; QA es C.

• Desarrollar la funcionalidad: Dev es A y R; Diseño es C; PM es I.

• Revisar términos y condiciones de las cuotas: Legal es R; PM es A; Marketing es C.

• Probar antes del lanzamiento: QA es R; Dev es A; PM es I.

• Preparar la comunicación del lanzamiento: Marketing es R; PM es A; Legal es C; Soporte es I.

• Preparar respuestas para soporte: Soporte es R; PM es A; Dev es C.

• Decidir la fecha de salida: PM es A; Dev y QA son C; todos los demás son I.

Fijate que en cada fila hay exactamente un A y al menos un R. Y que el PM no hace todo: aprueba mucho, pero ejecuta poco. Si al armar tu matriz una persona aparece como R en casi todas las filas, tenés un cuello de botella.

Las reglas para que la matriz funcione

• Un solo A por tarea. Dos aprobadores equivalen a ninguno: cada uno espera al otro.

• Ninguna tarea sin R. Si nadie la hace, no va a pasar.

• Pocos C. Cada consultado suma una reunión o un ida y vuelta. Consultá a quien de verdad tiene información que aportar.

• Revisá las columnas, no solo las filas. Una columna sin ninguna R ni A puede indicar que ese rol sobra en el proyecto. Una columna llena de R muestra sobrecarga.

• Actualizala cuando cambia el proyecto. Si entra un proveedor nuevo o cambia el alcance, la matriz también cambia.

Plantilla gratis en Google Sheets

No necesitás ninguna herramienta paga. Para armarla en Google Sheets:

1. En la columna A, escribí las tareas (una por fila). En la fila 1, desde la columna B, los roles.

2. Seleccioná el área de la matriz y usá Datos > Validación de datos con una lista desplegable de opciones: R, A, C, I, A/R.

3. Con Formato > Formato condicional, dale un color a cada letra (por ejemplo, A en rojo y R en verde) para leerla de un vistazo.

4. Al final de cada fila, agregá un control con la fórmula =CONTAR.SI(B2:H2;"*A*"): si el resultado no es 1, la fila tiene un problema.

La misma lógica sirve para Excel o Notion. Si además necesitás planificar en el tiempo, combinala con un diagrama de Gantt paso a paso: la RACI dice quién, el Gantt dice cuándo.

Variantes de la matriz RACI

• RASCI: suma la S de Support (apoyo), para quien ayuda al responsable sin ser el ejecutor principal.

• DACI: muy usada en producto para decisiones: Driver (impulsa), Approver (aprueba), Contributors (aportan) e Informed.

• RACI-VS: agrega Verificador y Firmante, común en proyectos regulados.

Curso recomendado de Coderhouse

Ordenar responsabilidades entre equipos es parte central del trabajo en producto. La carrera de Producto trabaja gestión de stakeholders, priorización y planificación con casos prácticos. Si tu foco es la forma de trabajo del equipo, el curso de Scrum y Metodologías Ágiles es un buen complemento.

Preguntas frecuentes

¿La misma persona puede ser R y A? Sí, es común en tareas chicas o en equipos pequeños. Lo que no puede pasar es que haya dos A en la misma tarea.

¿Cuál es la diferencia entre Consultado e Informado? Al consultado se le pide opinión antes de decidir o de hacer; al informado se le comunica el resultado después.

¿La matriz RACI sirve en equipos ágiles? Sí, sobre todo para lo que está fuera del sprint: decisiones con otras áreas, aprobaciones legales o lanzamientos.

¿Conviene poner nombres o roles? Roles, con una referencia aparte de quién ocupa cada uno. Así la matriz sigue sirviendo si alguien cambia de puesto.