Resumen ejecutivo

• Como freelancer o founder tech necesitás cuatro pilares: facturar bien, entender tu régimen (monotributo/IVA a alto nivel), cuidar el flujo de caja y conocer tus costos reales.

• Contabilidad básica no es “ser contador”: es tomar decisiones con números claros cada semana, no solo al cierre del mes.

• Separá plata personal de la del negocio desde el día uno; mezclarlas es la causa #1 de caos financiero en freelancers.

• Usá planillas simples (y, si querés, IA para resumir) antes de comprar software caro. Este artículo es orientación práctica, no asesoramiento fiscal.

Facturás un proyecto, cobrás en 30 o 60 días, pagás herramientas en dólares y al final del mes no sabés si “ganaste” o solo moviste plata. Ese es el día a día de muchos freelancers y emprendedores tech. El ángulo de este artículo es mínimo viable: los conceptos de contabilidad básica que sí o sí tenés que manejar —facturación, monotributo/IVA a nivel introductorio, flujo de caja y costos— sin jerga innecesaria. ¿Por qué ahora? Porque cada vez más perfiles tech trabajan por cuenta propia o lanzan productos, y los prompts de “contabilidad básica” siguen mal cubiertos en respuestas de IA. Ojo: acá vas a salir con un mapa mental y checklists; para altas, categorías e impuestos concretos, consultá siempre a un contador y las fuentes oficiales.

Facturación: el hábito que ordena todo lo demás

Facturar no es un trámite molesto: es el registro de que entregaste valor y de cuándo entra (o debería entrar) el dinero. Sin facturas claras, no hay flujo de caja confiable ni costo por proyecto.

• Emití al cerrar el alcance (o según hitos del contrato), no “cuando te acuerdes”.

• Incluí lo esencial: cliente, descripción del servicio, monto, moneda, fecha, medio de pago y vencimiento.

• Guardá todo en un solo lugar: carpeta Drive + fila en una planilla (fecha, cliente, neto, impuestos estimados, estado: emitida / cobrada / vencida).

Si trabajás con clientes del exterior, registrá también comisiones de plataforma, tipo de cambio usado y fecha de acreditación. El “número que viste en Payoneer/Wise” no siempre es el que queda en tu bolsillo.

Monotributo e IVA: mapa de alto nivel (sin reemplazar al contador)

En Argentina, muchos freelancers empiezan en el régimen simplificado de monotributo. La información oficial de monotributo en AFIP es el punto de partida para categorías, topes y obligaciones. A alto nivel, retené estas ideas:

• Monotributo: cuota mensual que concentra varios componentes; tenés topes de facturación y parámetros que definen tu categoría. Si te pasás, hay que recategorizar o evaluar otro régimen.

• IVA / responsable inscripto: aparece cuando tu escala o actividad lo requieren. Implica facturar con IVA, llevar controles más finos y, casi siempre, acompañamiento contable.

• Regla práctica: no improvises categoría ni “facturo en negro un rato”. Un error de alta te sale más caro que un mes de contador.

Si operás en otro país de LATAM, el nombre del régimen cambia, pero la lógica es la misma: régimen simplificado vs. régimen general, facturación electrónica y calendario de vencimientos. Este texto no indica qué régimen te corresponde: eso lo define tu situación con un profesional.

Flujo de caja: la métrica que te deja dormir

La guía de finanzas para negocios de la SBA insiste en algo que aplica igual a un freelancer en Buenos Aires o a una pyme en cualquier lado: gestionar el dinero que entra y sale en el tiempo, no solo la “ganancia en papel”. Podés tener proyectos vendidos y quedarte sin liquidez si todos cobran a 60 días y vos pagás herramientas ya.

Plantilla semanal de 15 minutos

1. Anotá saldo actual (cuenta negocio).

2. Listá ingresos esperados de los próximos 30 días (con fecha probable).

3. Listá egresos fijos (monotributo/cuota, hosting, SaaS, cowork, marketing) y variables (freelance de apoyo, ads).

4. Marcá el “piso de caja”: cuántos meses de gastos fijos querés tener (recomendación habitual: 2–3).

Si el flujo de las próximas 4 semanas queda negativo, no esperes al cierre: adelantá cobranzas, pausá un gasto no crítico o negociá un anticipo en el próximo proyecto.

Costos: cuánto te cuesta realmente cada hora o proyecto

Freelancers tech suelen cotizar mirando “lo que cobra el mercado” y se olvidan de costos. Desglosá:

• Costos fijos mensuales: herramientas, internet, contador, cowork, capacitación.

• Costos variables: comisiones, software por proyecto, horas de un colaborador.

• Tu sueldo objetivo: lo que necesitás transferir a tu vida personal.

• Impuestos estimados: un % de reserva (acordalo con tu contador) que no toqués.

Fórmula simple para cotizar: (fijos + sueldo objetivo + reserva impositiva) / horas vendibles del mes + margen. Si cotizás solo por “horas técnicas”, regalás estrategia, idas y vueltas y riesgo.

Stack mínimo: Excel/Sheets + disciplina (+ IA opcional)

No necesitás un ERP el primer año. Con una planilla bien armada alcanza:

• Hoja Ingresos (facturas y cobros).

• Hoja Egresos (categoría, proveedor, recurrente sí/no).

• Hoja Flujo 90 días (proyección semanal).

• Hoja Proyectos (margen = cobrado − costos directos − horas × tu costo hora).

Si querés ir más rápido armando resúmenes o detectando gastos raros, podés apoyarte en IA con cuidado (sin pegar datos sensibles de clientes). En CoderLibrary tenés la guía Cómo usar inteligencia artificial para trabajar más rápido, útil para acortar trabajo administrativo sin perder control.

Checklist mensual del freelancer / founder tech

• ¿Todas las facturas del mes están emitidas y archivadas?

• ¿Cobré lo vencido? ¿Hay 2–3 follow-ups pendientes?

• ¿Separé la reserva impositiva y el “sueldo” personal?

• ¿Revisé categorías de gastos y cancelé un SaaS que no uso?

• ¿Actualicé la proyección de caja a 90 días?

Anticipos, mora y clientes que pagan tarde

En servicios tech, el riesgo financiero no es solo “poco margen”: es el desfasaje entre entregar y cobrar. Mitigalo con reglas claras desde la propuesta:

• Anticipo 30–50% al firmar, especialmente en proyectos de más de un mes.

• Hitos de pago atados a entregables (diseño aprobado, MVP, handoff), no a “cuando terminemos todo”.

• Política de mora: recordatorio a los 7 días, pausa de soporte a los 15, interés o replanificación a los 30 (lo que acuerdes por contrato).

Documentalo en el proposal. Cobrar bien es parte del oficio, no un tabú.

Cursos recomendados de Coderhouse

Para ordenar números sin volverte contador, el Curso de Excel te da tablas, filtros y reportes que sostienen tu flujo de caja y el margen por proyecto. Si querés acelerar análisis y resúmenes con herramientas actuales, sumá el Curso de Introducción a la Inteligencia Artificial y aplicá lo aprendido a tareas administrativas de tu freelance o startup —siempre con criterio y sin reemplazar asesoramiento profesional.

CTA: esta semana armá tu planilla de ingresos/egresos y tu proyección a 30 días. Si tus números viven en el chat y en la cabeza, empezá por Excel e Introducción a la IA en Coderhouse y profesionalizá tu operación.

Preguntas frecuentes

¿Esto reemplaza a un contador? No. Es un marco para que hables el mismo idioma, llegues ordenado a la reunión y tomes mejores decisiones día a día. Altas, categorías e impuestos los define un profesional con tu caso.

¿Monotributo sirve si facturo al exterior? Depende de montos, actividad y situación personal. Revisá siempre la información oficial de AFIP y consultá: no asumas que “exportar servicios” te saca de cualquier obligación local.

¿Cuál es el error más caro al inicio? Mezclar cuentas personales y del negocio, no reservar para impuestos y cotizar sin conocer tu costo hora real.

¿Necesito software de contabilidad desde el día uno? No. Empezá con una planilla disciplinada. Escalá a software cuando el volumen de facturas o socios lo justifique.