Resumen ejecutivo

• La IA integrada en Excel (Copilot) y en Google Sheets (Gemini) puede detectar y corregir los problemas más comunes de una base: duplicados, formatos mezclados, espacios y categorías mal escritas.

• Te dejamos seis prompts listos para copiar, en el orden en que conviene usarlos.

• La regla de oro: la IA propone, vos verificás. Siempre trabajá sobre una copia y validá con conteos antes y después.

• Si no tenés Copilot ni Gemini, los mismos prompts funcionan pidiendo fórmulas a cualquier chat de IA.

Cualquiera que haya armado un reporte conoce la escena: una base exportada de un sistema, con nombres en mayúsculas y minúsculas, fechas en tres formatos, «Bs. As.», «Buenos Aires» y «CABA» mezclados, y filas repetidas. Limpiar eso a mano lleva horas y es donde más errores se cuelan. Hoy tanto Excel como Google Sheets traen asistentes de IA que hacen buena parte del trabajo si les pedís las cosas bien. Esta guía es para quien usa planillas en el día a día, sea analista o no.

Qué herramientas de IA podés usar

• Copilot en Excel: Microsoft explica en su página de ayuda de Copilot en Excel que puede sugerir fórmulas, resaltar datos y crear columnas nuevas a partir de una instrucción. Funciona mejor si los datos están en formato de tabla.

• Gemini en Google Sheets: Google detalla en su ayuda de Gemini en Sheets cómo usar el panel lateral para generar fórmulas, tablas y resúmenes.

• Un chat de IA general (ChatGPT, Gemini, Claude): no toca tu archivo, pero te escribe las fórmulas o el paso a paso para aplicarlas.

Si recién empezás con Copilot, mirá nuestra guía sobre cómo usar Copilot en Excel para analizar datos sin ser analista.

Antes de empezar: preparar la base

1. Hacé una copia de la hoja original y trabajá siempre sobre la copia.

2. Convertí el rango en tabla (en Excel, Ctrl + T) y asegurate de que la primera fila tenga encabezados claros.

3. Anotá tres números de control: cantidad de filas, cantidad de valores únicos en la columna clave (por ejemplo, email o DNI) y la suma de una columna numérica importante.

Los 6 prompts paso a paso

Prompt 1: diagnóstico

«Revisá esta tabla y listá los problemas de calidad de datos que encuentres por columna: valores vacíos, duplicados, formatos inconsistentes, espacios extra y categorías escritas de distintas formas. No cambies nada todavía.»

Empezar por un diagnóstico te da un mapa y evita que la IA haga cambios que no pediste.

Prompt 2: espacios y mayúsculas

«Creá una columna nueva al lado de [Nombre] con el texto sin espacios al principio ni al final, sin espacios dobles y con la primera letra de cada palabra en mayúscula.»

El resultado suele ser una fórmula del estilo =NOMPROPIO(ESPACIOS(A2)). Revisala en cinco filas antes de copiarla hacia abajo.

Prompt 3: fechas en un único formato

«La columna [Fecha] tiene fechas como texto en formatos dd/mm/aaaa, aaaa-mm-dd y mm/dd/aaaa. Creá una columna con todas convertidas a fecha real en formato dd/mm/aaaa y marcá las que no puedas interpretar con seguridad.»

Pedir que marque los casos dudosos es clave: una fecha como 03/04 puede ser marzo o abril.

Prompt 4: unificar categorías

«En la columna [Provincia] hay variantes del mismo valor (por ejemplo "CABA", "Capital Federal", "Bs As"). Proponé una tabla de equivalencias con el valor original y el valor normalizado. No la apliques hasta que la confirme.»

Revisá la tabla, corregí lo que haga falta y después aplicala con BUSCARX. Si no la usaste nunca, acá tenés cómo funcionan BUSCARV y BUSCARX en Excel.

Prompt 5: duplicados

«Marcá las filas duplicadas usando [Email] como clave. Si hay duplicados, conservá la fila con la fecha más reciente y listá las que se eliminarían.»

Definir el criterio («la más reciente») evita que se borre la fila equivocada.

Prompt 6: validación final

«Compará la tabla limpia con la original: cantidad de filas, cantidad de emails únicos y suma de [Importe]. Explicá cualquier diferencia.»

Si la suma de importes cambió y no eliminaste duplicados con importe, algo salió mal. Este paso es el que separa una limpieza confiable de una que te va a traer problemas en la reunión.

Errores comunes al limpiar datos con IA

• Aceptar cambios sin mirar: la IA puede «normalizar» un valor que era correcto.

• Pedir todo en un solo prompt: cuanto más largo el pedido, más fácil que se saltee pasos.

• Subir datos sensibles a herramientas no aprobadas: si la base tiene datos personales, usá las herramientas que habilita tu empresa.

• No guardar el proceso: anotá los prompts que funcionaron; la próxima exportación va a tener los mismos problemas.

Cursos recomendados de Coderhouse

Si querés dominar fórmulas, tablas y herramientas de limpieza más allá de la IA, el curso de Excel es el punto de partida. Y si la limpieza es el primer paso para armar reportes y tableros, el curso de Data Analytics te enseña el proceso completo, desde los datos crudos hasta las conclusiones.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una licencia paga para usar IA en Excel o Sheets? Copilot y Gemini dentro de las planillas dependen del plan de Microsoft 365 o Google Workspace. Si no los tenés, podés pedir las fórmulas a un chat de IA gratuito y aplicarlas vos.

¿La IA puede borrar datos sin avisar? Puede aplicar cambios si se lo pedís. Por eso conviene trabajar en una copia y pedir siempre que proponga antes de aplicar.

¿Cuántas filas puede procesar? Depende de la herramienta y del plan. Para bases muy grandes, es mejor pedir fórmulas y aplicarlas vos, o pasar a Power Query o SQL.

¿Sirve para bases en otros idiomas? Sí, pero escribí el prompt en el idioma en que querés el resultado y aclaralo si hay nombres propios que no se deben traducir.